Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

2. Welke gegevens verwerken we?

• Account- en profielgegevens (zoals e-mailadres, naam, rol, studio- of bedrijfsnaam, voorkeuren die je in het portaal invult)
• Authenticatie- en beveiligingsgegevens (zoals loginstatus, sessie- en tokeninformatie, technische id's die nodig zijn om je account te beveiligen)
• Projectgegevens die je zelf toevoegt of die nodig zijn voor het traject (antwoorden in vragenlijsten en stijlrapporten, uploads zoals afbeeldingen en pdf's, chatberichten, feedback en feedbackbijlagen)
• Transactie- en statusgegevens (projectstatussen, akkoordmomenten, gegevens rond offertes en facturatiestatus in het portaal)
• Communicatie- en notificatiegegevens (berichten in het portaal, e-mailadressen voor authenticatie of servicemeldingen)
• Technische en loggegevens (zoals IP-adres, apparaat- en browserinformatie, tijdstippen, fout- en performance-logboeken) voor beveiliging, troubleshooting en het betrouwbaar laten werken van het platform
• AI-invoer en -uitvoer: als je gebruikmaakt van AI-ondersteunde functies in het platform, kunnen door jou aangeleverde of gegenereerde teksten en metadata (zoals samenvattingen van projectinhoud die nodig zijn voor een goede prompt) tijdelijk worden verstuurd naar onze AI-verwerker om een resultaat te produceren. We verwerken daarbij geen bijzondere categorieën gegevens tenzij je die zelf in vrije tekstvelden plaatst.

3. Doeleinden en grondslagen

• Levering van het platform en uitvoering van de overeenkomst: account, projectfuncties, documenten, chat, offertes, factuurweergave en overige portaalfunctionaliteit.
• Beveiliging en integriteit (gerechtvaardigd belang en waar nodig wettelijke plicht): bescherming tegen misbruik, fraude en ongeautoriseerde toegang.
• Service-communicatie (overeenkomst en gerechtvaardigd belang): notificaties over projecten, berichten en relevante statusupdates.
• AI-ondersteunde functies (overeenkomst / gerechtvaardigd belang, afhankelijk van de functie): het genereren van tekstvoorstellen (zoals bijschriften of projectpagina-teksten) op basis van door jou beschikbaar gestelde projectinformatie. Output is bedoeld als hulpmiddel; jij blijft verantwoordelijk voor controle en publicatie.
• Verbetering en foutopsporing (gerechtvaardigd belang, met dataminimalisatie): analyse van technische logs en gebruikspatronen op aggregaatniveau waar passend.
• Analytics op de marketingwebsite (toestemming, indien ingeschakeld): meting en verbetering van de website-ervaring via cookies; zie het cookiebeleid.
• Wettelijke verplichtingen waar die zich voordoen (bijvoorbeeld in het kader van administratie of geschillen).

We gebruiken geen volledig geautomatiseerde besluitvorming die rechtsgevolgen voor jou heeft of jou op vergelijkbare wijze significant treft, in de zin van artikel 22 AVG. AI-output is ondersteunend en vereist menselijke controle voordat je die extern gebruikt.

4. Cookies en vergelijkbare technieken

We gebruiken cookies en, waar nodig, vergelijkbare technieken voor sessie en voorkeuren. Voor niet-noodzakelijke cookies (zoals analytics) vragen we toestemming. Details, naamgeving en bewaartermijnen staan in het cookiebeleid.

5. Bewaartermijnen

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is of noodzakelijk is voor de afhandeling van geschillen of beveiligingsincidenten.

• Projectbestanden in het portaal: definitieve leverbestanden (goedgekeurd ontwerp en aanvullende definitieve uploads door de ontwerper) worden na afronding van het project standaard bewaard met een rollende termijn van 90 dagen, die opnieuw ingaat bij elke nieuwe upload van zulke bestanden. Daarna worden zij automatisch verwijderd. Factuur en het stijlrapport (wensen/stijl-samenvatting) blijven langer beschikbaar voor het project. Andere bestanden (zoals feedbackbijlagen, chat, praktische survey-uploads) kunnen eerder worden verwijderd, onder meer na akkoord op het ontwerp of na betalingsbevestiging (offerte). Bij een totaalontwerp (woning en tuin in één project) kunnen akkoordmomenten en bijbehorende opschoning per onderdeel gelden. Daarnaast kan de ontwerper elk project op ieder moment en in elke fase van het dashboard verwijderen; dan wordt het project volledig uit het portaal verwijderd, inclusief projectgegevens, bestanden in opslag, chat en een eventuele openbare projectpagina. Het project verdwijnt dan ook uit het account van de klant en/of de hovenier (het account zelf blijft bestaan). Download wat je zelf wilt bewaren tijdig.
• Stijlrapportuploads na ontwerpakkoord: bestanden die onderdeel zijn van het stijlrapport, zoals inspiratiefoto's of beelden van de huidige situatie, kunnen na akkoord op het ontwerp nog zichtbaar blijven voor betrokken partijen, maar zijn vanaf dat moment via het portaal niet meer door de opdrachtgever aan te vullen of te wijzigen.
• Openbare projectpagina (portfolio): met het verstrijken van de retentie voor leverdocumenten worden de openbare projectpagina en de bijbehorende publieke ontwerpbeelden in de regel niet automatisch verborgen of uit opslag verwijderd; zij kunnen voor de ontwerper zichtbaar blijven (bijvoorbeeld voor portfolio of gekoppelde publicatiekanalen), tot de ontwerper zelf depubliceert of wijzigt, of tot aanvullende opschoning geldt (zoals bij verwijdering van een project of account volgens de portaalregels). Meer detail staat bij „Bewaartermijn in het portaal” in de algemene voorwaarden.
• Accountgegevens: zolang je account actief is en daarna zolang nodig voor afhandeling van verzoeken, beveiliging en administratie. Als een verwijderverzoek samenhangt met lopende projecten, retentieregels of geschillen, kunnen bepaalde account- of projectgegevens tijdelijk langer bewaard blijven voor een correcte afwikkeling. Verwijder je zelf je account, dan blijven projecten die al bij een ontwerpstudio lopen of zijn afgerond voor die studio bestaan met een momentopname van je naam- en (adres)gegevens; leverbestanden en chat worden dan direct verwijderd. Wanneer je je account kunt verwijderen, staat in artikel 12 van de algemene voorwaarden.
• Loggegevens: zo kort mogelijk en waar nodig voor beveiliging en troubleshooting.

6. Jouw rechten en klachten

• Inzage, correctie en verwijdering van jouw gegevens
• Beperking van de verwerking en bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• Dataportabiliteit voor gegevens die je ons hebt verstrekt en die we verwerken op basis van toestemming of overeenkomst, voor zover technisch mogelijk
• Intrekking van toestemming (voor zover de verwerking op toestemming steunt), zonder afbreuk aan eerdere rechtmatige verwerking

Je kunt een verzoek indienen via het contactpunt hieronder. We kunnen aanvullende informatie vragen om je identiteit te verifiëren. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

7. Verwerkers, derde partijen en doorgifte

8. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang of andere onrechtmatige verwerking. Geen enkele methode van verzending of opslag is echter volledig risicovrij; we werken daarom continu aan verbetering passend bij de stand van de techniek.

9. Minderjarigen

Het platform richt zich niet op personen jonger dan zestien jaar. Verwerk je namens een minderjarige gegevens, zorg dan dat je bevoegd bent om dat te doen.

10. Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe functionaliteit of wijzigingen in wet- of regelgeving. De actuele versie staat altijd op deze pagina met vermelding van de versiedatum. Bij belangrijke wijzigingen zullen we, waar passend, extra aandacht vragen voor de wijziging (bijvoorbeeld via het portaal of per e-mail).

11. Contact

Voor vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van jouw gegevens kun je contact opnemen via info@mydesignsuite.nl.